Retour d’expérience Mission VOLTALIA – Témoignage de Marie Odile Lavenant (DAF)

Témoignage de Marie-odile Lavenant,  Directeur Financier chez VOLTALIA

 

NOTRE PREMIER PROJET AVEC AC&S

Jusqu’à l’acquisition de Martifer Solar en 2016, la consolidation du groupe VOLTALIA était externalisée et nous consolidions environ 50 sociétés en norme IFRS. Nous ne réalisions que 2 consolidations statutaires par an à des fins uniquement de publication.

Le rachat de Martifer Solar a multiplié par 3 le nombre de sociétés à consolider et a fait évoluer nos besoins internes de reporting. Nous avons décidé d’assurer la maitrise de nos données en mettant en place notre propre outil pour mettre en place notre contrôle de gestion et internaliser notre consolidation, avec comme objectifs principaux :

  • Avoir un outil de pilotage adapté à toutes les strates décisionnelles de l’entreprise,
  • Créer une base de données uniques,
  • Réduire les délaisde clôture tout en fiabilisant l’information,
  • Impliquer et responsabiliserles responsables financiers des différentes régions dans la production de leur donnée,
  • Automatiser certains retraitements afin de se concentrer davantage sur l’analyse,
  • Mettre en place un cashflowautomatisé en données de liasse et en donnés consolidées,
  • Améliorer la piste d’audit entre les données locales, les écritures d’harmonisations et les écritures de retraitements

Un début de projet chaotique :

En Novembre 2016, nous lançons le projet avec un choix de HFM, sans en comprendre réellement toute la complexité, notamment sur la partie consolidation. Et jusqu’en Février, le projet n’avance pas vraiment, et l’horizon de la clôture de Juin 2017 se rapproche.

 

Mars 2017 nous décidons de faire appel à la société AC&S pour qu’ils interviennent en tant que directeur de projet et nous assure une mise en production du nouvel environnement pour la clôture semestrielle et la publication des comptes du 30 juin 2017.

AC&S reprend le projet depuis le début, avec une nouvelle spécification détaillée, une architecture plus robuste couplant HFM à un cube Oracle, et un planning permettant de faire la clôture sous le nouvel outil. Mais l’intégrateur n’arrive pas à suivre et abandonne le projet. Mai 2017, nous repartons avec un nouvel intégrateur.

 

AC&S a remis le projet sur pied, avec une architecture fiable, une spécification claire, un nouvel intégrateur qualifié et un planning sécurisé.

Un projet ambitieux:

Conçu pour être un outil uniquement de consolidation et surtout de reporting de gestion, à la suite d’une acquisition pour un large périmètre de plus de 200 sociétés, le projet avait de nombreuses contraintes :

–      Automatiser au maximum l’ensemble des retraitements de consolidation, le reporting de gestion ne pouvant pas se faire sans ces retraitements

–      Intégrer dès le début l’axe analytique des Business Lines, l’information sectorielle (IFRS8) étant par Business Line

–      Construire un plan de compte qui soit d’un niveau adapté à un contrôle de gestion sur 20 pays et 6 Business Line.

–      Reprendre les données historiques, y compris la balance d’ouverture du sous -groupe acquis sur des données BFC et HFM et travailler avec les Commissaires aux Comptes sur l’audit de cette reprise.

–          Respecter le calendrier de clôture, Voltalia étant une société cotée (Euronext)

 

AC&S : UNE SOCIETE JEUNE AYANT UNE FORTE EXPERTISE

Lors de ce premier projet, l’enjeu principal était la capacité à clôturer dans les temps sur le nouveau système,

AC&S a su répondre présent et travailler main dans la main avec l’intégrateur, l’hébergeur et Voltalia en assurant le pilotage du projet, en gardant toujours en ligne de mire cet objectif.

AC&S a été l’élément-clef de la réussite de ce projet.

AC&S est un prestataire qui est force de propositions, qui cherche à optimiser le travail du consolideur et à fiabiliser au maximum l’information en amont.

AC&S est une société de spécialistes ayant la double compétence métier et outil. Cette double connaissance leur permet facilement de faire l’interface entre l’intégrateur et le consolideur.

 

NOUS AVONS DECIDE DE FAIRE APPEL A AC&S UNE DEUXIÈME FOIS

Notre second projet concerne la mise en place d’un ERP à l’échelle européenne, en orientant cet ERP à la fois vers les besoins statutaires locaux, mais aussi orienté groupe, en produisant nativement les informations en plan de compte Groupe IFRS.

 

C’est un retour d’expérience que je vous raconterai ultérieurement car nous avons décidé durant les 3 prochaines années de faire confiance à la société AC&S pour nous accompagner sur ce nouveau projet.

 

EN BREF

AC&S A RÉPONDU A NOS BESOINS

>  Couvre l’ensemble du besoin « Métier »

>  A la capacité de suivre la croissance du groupe

>  Est orienté résultat et met tout en œuvre pour respecter le planning

>  Dispose d’une vraie force pour restructurer et accomplir sa mission dans un   contexte difficile

> Propose une hotline disponible et compétente

> Permet de structurer et pérenniser notre processus de consolidation entre filiales

> Fiabilise et sécurise nos données